Menaxhimi i projektit

Përshkrim i përgjithshëm
Hyrje

Menaxhimi i një projekti mund të duket si një detyrë e papërballueshme, e cila
kërkon shumë përvojë, njohuri dhe praktikë pune. Shpesh kjo detyrë mund të duket e
vështirë për t’u kuptuar ndjekur dhe plotësuar me sukses.
Në jetën e përditshme, në një mënyrë apo në një tjetër, çdo njeri është, gjatë gjithë
kohës, menaxher projektesh. Disa shembuj të këtyre projekteve të ndërlikuara të jetës
së përditshme janë:
• Blerja e gjërave të ndryshme
• Pastrimi i shtëpisë
• Organizimi i një ndeshjeje futbolli
• Përgatitja për një provim
• Planifikimi i pushimeve, si dhe
• Mbajtja e vetes dhe familjes me rrogën mujore
Kur i sheh me kujdes aktivitetet e mësipërme, kupton se ata janë të gjithë “projekte”
ku secili ka nga një menaxher të tij, i quajtur menaxher projekti. Tek të gjithë këto
aktivitete vërehen elemente të njëjtë me detyrat e zakonshme që duhen kryer për të realizuar aktivitetin e planifikuar.
Çfarë është një projekt?
Një projekt është:
• përpjekje e orientuar drejt rezultateve praktike dhe konkrete
• veprim i përqëndruar në zgjidhjen e problemeve apo çështjeve relativisht të ndërlikuara.
• veprim me objektiva të qarta dhe rezultate të pritshme
• veprim i kryer gjatë një kohe të caktuar, me burime të kufizuara financiare, teknike
dhe njerëzore
• veprim i planifikuar paraprakisht dhe i vlerësuar në fund të tij.

A i përmbajnë aktivitetet e mësipërme këto elemente?
Elementëve të mësipërm mund t’iu shtohet fakti se projekti është një mundësi që
ndodh vetëm një herë, pra nuk është një përpjekje që përsëritet herë pas here.
Gjithashtu, një projekt është shkronja P më e vogël që qëndron në fund të vargut:
“PPP”. Shkronja “P” që ndodhet në mes nënkupton “Program”, pra një plan më i madh,
më i shtrirë në kohë dhe më pak i drejtuar nga objektivat afatshkurtra. Shkronja “P” më
e madhe që qëndron e para në këtë varg, nënkupton “Politikat” e caktuara sektoriale ose
të organizatës, që përgjithësisht janë drejtimet kryesore të përgjithshme ku do të ecet
dhe që përvijojnë kuadrin e veprimeve tona në të ardhmen.

Çfarë është menaxhimi?

Disa nga përgjigjet më në modë për këtë pyetje janë:
• Man-age-ment (nga anglishtja “menaxhim”) –1) Veprimi, mënyra apo përvoja për
menaxhimin, vëzhgimin ose kontrollin. -2) Personi apo njerëzit që administrojnë dhe
drejtojnë një biznes të ngritur, një organizatë apo institucion (Burimi: “American Heritage Dictionary”)
• Përpjekja për të planifikuar, organizuar dhe mobilizuar njerëzit dhe burimet për një
qëllim të caktuar.
• Procesi i ndërmarrë prej dikujt apo disa individëve për koordinimin e veprimeve të të
tjerëve, me qëllim arritjen e rezultateve të përcaktuara, të cilat nuk mund të arrihen
prej një personi të vetëm.
• Menaxhimi nuk është veçse një mjet relativisht i thjeshtë që na ndihmon për të krijuar faktorët ndihmës për të patur sukses në veprimet tona.
Çfarë është menaxhimi i projektit?
Përgjigjja e saktë do të ishte kombinimi i të dy koncepteve: “projekti” përcakton
kuadrin për objektivat e vendosura, rezultatet e pritshme dhe burimet e nevojshme –
njerëzore, financiare, etj. Menaxhimi përmbledh arritjen e objektivave, ndjekjen e ecurisë
së punës gjatë fazave të ndryshme të saj, dhe organizimin së bashku me ndarjen e
detyrave.

Përse menaxhimi është i rëndësishëm? Duhet të përmendim se “ asgjë nuk bëhet për
hir të faktit se duhet bërë”. Ne kemi një synim të përgjithshëm, një politikë të caktuar
(mënyrën e jetesës, mënyrën e trajtimit të çështjeve të caktuara, qëllime afatgjata, etj),
disa programe dhe shumë projekte. Menaxhimi i projektit është vetëm një mjet, një listë
metodash dhe teknikash, të cilat na ndihmojnë të arrijmë qëllimin dhe objektivat tona.
Figura 1 paraqet shembullin e pastrimit të shtëpisë për të parë sa përputhet ky veprim
me përkufizimin e projektit.

Pasi treguam se menaxhimi i projektit nuk është ndonjë gjë aq e madhe, dhe se çdo
kush mund ta bëjë atë, shtrojmë pyetjen: “Përse duhet të mësojmë për të?”
Përgjigjet e kësaj pyetjeje vijojnë më poshtë duke përdorur shembujt e dhënë më
parë:
• Çdokush mund të luajë futboll, por të luash në skuadër dhe të shënosh gola kërkon
praktikë, taktikë dhe drejtim të mirë.
• Pastrimi i shtëpisë nuk është një gjë aq e lehtë – ky veprimin është diçka më shumë
sesa fshi këtu e atje.
• Blerja e sendeve të nevojshme mund të jetë edhe humbje kohe kur harxhojmë shumë
para për gjëra të panevojshme …
• … dhe të jetuarit me rrogën mujore … përbën një art më vete.
Sigurisht që ky manual nuk i drejtohet shitësve dhe pastrueseve të shtëpive, por
menaxherëve të projekteve të organizatave jofitimprurëse mjedisore (OJF). Meqë koncepti i menaxhimit të projektit nuk është një koncept i ri, dëshirojmë të theksojmë disa
prej aspekteve praktike dhe të japim disa metoda dhe mjete që lehtësojnë punën e
menaxherëve të projekteve.
Objektivi i këtij udhëzuesi
Ky udhëzues jep të dhëna dhe veprimtari të mundshme për të ndihmuar një trajner
që të:
• njohë konceptin e menaxhimit të projekteve
• përmirësojë aftësitë e pjesëmarrësve për të planifikuar, zbatuar dhe vlerësuar
projektet
• ndihmojë, duke dhënë përvojën e tij, në zhvillimin e strategjive,
• përzgjedhë mekanizma dhe fitojë aftësitë e kërkuara për zbatimin me efektivitet të
projekteve
• japë aftësitë teknike të nevojshme për të planifikuar drejt.
Aftësi për t’u zhvilluar
Pas përfundimit të suksesshëm të aktivitetit të trajnimit të bazuar në këtë udhëzues,
pjesëmarrësit do të jenë në gjendje të ndërmarrim dhe kryejnë analiza të kujdesshme të
nevojave të mjedisit, ndikimit të projekteve të mundshme dhe njohjen e kapaciteteve të
organizatës së tyre. Ata do të mësojnë disa mënyra se si mund të rrisin efektivitetin dhe
rendimentin menaxherial të tyre.

Përcaktimi i objektivave
Shpesh projekt-idetë ndërtohen në bazë të nevojave, mungesës së burimeve apo
rreth problemeve ekzistuese pa u përqëndruar në hollësitë e tyre. Në fillim të punës sonë
na duhet të fokusohemi në detyrat konkrete përmes copëzimit të qëllimit në objektiva.
Objektivat rrjedhin prej qëllimit të projektit, ku çdo objektiv formulohet në një frazë
me një fjali. Ata paraqesin qartësisht hapat nëpër të cilat duhet të kalojë projekti deri në
fund të zbatimit të tij. Në mënyrë që të arrihet çdo objektiv, duhen renditur aktivitetet e
projektit në trajtën e një serie. Sa më i vogël të jetë numri i objektivave të projektit aq më
pak e komplikuar është pema e aktiviteteve të projektit.
Një objektiv SMART (shihni kutinë në faqen e mëparshme) mund të shndërrohet në
aktivitete dhe arritje specifike. Sa më abstrakt të jetë një objektiv, aq më e vështirë do të
jetë matja e suksesit të punës sonë. Menaxherët duhet t’i diskutojnë objektivat e projektit me të gjithë grupin e punës, grupet e synuara, partnerët dhe
bashkëpunëtorët. Objektivat duhet të jenë të kuptueshme dhe të
pranueshëm për ata që do të punojnë për arritjen e tyre.
Është e rëndësishme të sqarojmë diçka rreth treguesve të suksesit. Treguesit e suksesit janë mjete të vëzhgueshme, empirike dhe
objektivisht të matshme që përbëjnë bazën për matjen e efektivitetit
të punës së kryer dhe vlerësuar projektet. Ata janë parametrat e
ndryshimit ose të matjes së rezultateve të arritura, që tregojnë se deri
në çfarë niveli janë përmbushur objektivat e projektit. Treguesit e
suksesit ndihmojnë në paraqitjen e një procesi transparent vlerësimi për arritjet e projektit
që në fillim të planifikimit të tij.
Treguesit e suksesit përcaktohen më lehtë për detyrat e matshme nga ana sasiore. Për
shembull, është e lehtë të tregohet nëse janë dërguar apo jo 25 letra në adresa të
ndryshme. Detyrat cilësore janë më të vështira për t’u matur. Kështu për shembull është
më e vështirë të vlerësohet nëse letra është shkruar në cilësinë e duhur.
Për disa nga treguesit e suksesit mund të diskutohet dhe bihet dakort paraprakisht me
donatorin dhe grupet e synuara në mënyrë që të unifikohet ajo çfarë pritet nga aktivitetet
dhe rezultatet e projektit.
Analiza e gjendjes
Në këtë fazë të përgatitjes së projektit, pyetjet më të rëndësishme janë rreth strukturës
organizative që duhet të ngrihet për këtë projekt dhe madhësisë e shtrirjes së saj.
Paralelisht me diskutimin rreth pikave të mësipërme, këshillohet të bëhet gjithashtu
edhe një analizë e e burimeve. Forma më e thjeshtë është analiza SWOT, e cila tregon
ndikimet pozitive dhe negative të projektit: përshkrim i anëve të forta të organizatës,
anëve të dobëta, mundësive dhe rreziqeve.
Strategjia dhe metodika
Strategjia përmban hapat kryesorë të planit të menaxhimit të vendosura sipas një
rrjedhe logjike me qëllim arritjen e objektivit ose objektivave të vendosura. Përzgjedhja
e kësaj apo asaj strategjie bëhet pasi të jetë vendosur se cili është qëllimi i projektit.
Përcaktimi i strategjisë bëhet përmes:
• renditjes së një numri strategjish të mundshme
• vlerësimit dhe testimit nëse grupi i synuar e kupton procesin e sugjeruar.

Metodika është procesi sipas të cilit grupi i punës trajton objektivat e vendosura. Ajo
mund të ketë shumë forma, por kurdoherë duhet të sigurojë arritjen e rezultateve të pritshme brenda kohës së planifikuar.
Metodika e përzgjedhur duhet të reflektojë konceptin e përgjithshëm të projektit,
si dhe misionin e organizatës. Për shembull, shumica e organizatave mjedisore nuk do
të përzgjidhnin një metodikë që vret grabitqarët natyrorë për të ruajtur një lloj të
rrezikuar për t’u zhdukur.
Metodikat e punës janë mënyra sesi do të zbatojmë aktivitetet e ndryshme për të
arritur objektivat e vendosura ose për të përmbushur një hap të projektit. Është shumë e
rëndësishme që njerëzit e tjerë ose partnerët ta kuptojnë metodikën dhe strategjinë e projektit të dhënë.
Vendosja e parametrave dhe afateve kohore (koha, mjetet financiare, burimet)
Siç u theksua më sipër, projektet janë të kufizuara në kohëzgjatjen e tyre. Sipas
mënyrës tradicionale, në llogaritjen e kohëzgjatjes së çdo veprimtarie përfshihen edhe
vështirësitë e paparashikuara. Afatet kohore duhen diskutuar dhe rënë dakort paraprakisht me grupin e punës së projektit. Menaxherët e zgjuar mbajnë gjithmonë “afate
kohore sekrete”, duke shpresuar më të mirën, por duke parashikuar më të keqen.
Buxheti i projektit paraqet asetet e ngurtësuara dhe shpenzimet e personelit, së
bashku shpenzimet e drejtpërdrejta për zbatimin e projektit. Sikundërse në rastin e
afateve kohore, duhet të përgatisim rastin për skenarin më të mirë që mund të ndodhë
me kushtet financiare më ideale, por duhet të përgatitemi edhe për skenarin më të keq
me një buxhet minimal, por ende të mjaftueshëm për zbatimin e projektit. Përgatitja e
buxhetit ndihmon në shkrimin e projektit dhe ndihmon për afrimin e mbështetësve të
tjerë në të ardhmen.
Mënyra e vendimmarrjes, detyrat, rolet, përgjegjësitë
Ndonëse financimi është një pjesë e domosdoshme e çdo projekti, grupi i punës dhe
rrjeti i bashkëpunëtorëve janë shumë më të rëndësishëm për suksesin e përgjithshëm të
projektit. Përkushtimi, përvoja dhe përpjekjet e tyre janë vendimtare për fatin e projektit. Është e rëndësishme që të diskutohen paraprakisht çfarë pritet dhe cilat janë
përgjegjësitë e gjithësecilit, sepse pritjet e papërcaktuara mund të shkaktojnë keqkuptime serioze, konflikte dhe probleme personale që mund të ngadalësojnë ecurinë e projektit ose ta çojnë deri në dështim të plotë. Kuadri i detyrave, marrëveshjet e punësimit
dhe metodika për kontrollin e cilësisë nuk janë të rëndësishme vetëm për organizatat
fitimprurëse!

Menaxheri i projektit është “i pari mes të barabartëve”, veçanërisht në procesin e
dhënies së përgjegjësive dhe ndarjes së detyrave. Gjithmonë mbetet e rëndësishme të
diskutohet sesi duhet ndarë informacioni: madje edhe zhvillimet teknologjike si posta
elektronike mund të shkaktojë probleme nëse nuk janë përcaktuar qartë kush?, kur?,
çfarë? dhe si?
Planifikimi
Do të ishte joefektive për një menaxher të punonte pa një plan. Figura 3 rendit shumë
mënyra se si planifikimi efektiv mund të përmirësojë cilësinë e projektit. Figura 4 tregon
sesi planifikimi mund t’i japë përgjigje disa pyetjeve specifike.
Menaxherët e kanë planifikimin detyrë parësore të tyre. Në fakt disa menaxherë e
shohin planifikimin si funksionin e parë menaxhues dhe mendojnë se organizimi dhe
monitorimi janë funksione dytësore.
Ndërmjet shumë pyetjeve të rëndësishme menaxherët duhet t’iu përgjigjen dy prej
tyre: “Çfarë duhet kryer? dhe Si?
Funksioni planifikues u kërkon menaxherëve të marrin vendime rreth elementëve të
rëndësishëm të projektit të tilla si objektivat, veprimet, burimet dhe procesin e zbatimit.
Si e fillon një menaxher procesin e planifikimit? Shumë specialistë janë dakort me
mendimin se bërja e shumë pyetjeve grupit të punës mund t’u japë zgjidhje menjëherë
shumë prej detyrave të menaxherit. Figura 4 përmban një listë të gjatë pyetjesh që duhet
t’u japë përgjigje një menaxher rreth objektivave të projektit, veprimeve, burimeve dhe
procesit të zbatimit.
Zbatimi i projektit
Zbatimi i projektit është procesi përmes së cilit vihen në jetë planet e përgatitura.
Duke u kthyer sërish në shembullin e pastrimit të shtëpisë, ku është procesi i larjes së
rrobave, fshirjes së dyshemesë dhe marrjes së pluhurave.
Sfidat me të cilat përballet menaxhimi i projektit janë:
• mbajtja parasysh e objektivave të projektit
• dokumentimi i projektit
• grumbullimi dhe shpërndarja e informacionit
• koordinimi dhe organizimi
• respektimi i afateve kohore
• marrja e vendimeve
• monitorimi dhe vlerësimi
• mbajtja e kontakteve me partnerët
• dhënia e përgjegjësive
• krijimi i atmosferës së punës dhe personeli, manaxhimi i burimeve njerëzore
• çdo gjë tjetër që mund të shfaqet ose lindë gjatë procesit të zbatimit
Monitorimi i të gjithë këtyre detyrave kërkon aftësi dhe përkushtim. Ndonëse sipas
një thënieje “vetëm budallai kontrollon gjërat kur janë në rregull, ndërsa gjeniu
parashikon edhe kaosin”, e vërteta është se mbajtja e gjërave nën kontroll kërkon shumë
talent sidomos kur janë të përfshirë shumë njerëz dhe duhet grumbulluar dhe shpërndarë
informacion.
Në vijim do t’ju paraqesim disa mjete të dobishme për të mbajtur gjendjen nën kontroll.